DOCUMENTOS CONTABLES
CONCEPTOS:
-Los documentos de contabilidad son los soportes que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
-Los documentos son los medios de justificación escrita o autorización de una transacción u operación realizada en la empresa o negocio.
-Los documentos son los comprobantes que amparan una operación u transacción realizada en la empresa.
IMPORTANCIA:
De acuerdo con los conceptos enunciados, vemos que es absolutamente necesario la justificación o autorización de las operaciones que directa o indirectamente tenga que ver con la empresa o negocio.
Debe quedar plenamente comprobada, con el objeto de que la contabilidad se encargue de registrarla y cumplir de este modo con el objetivo de prueba confiable, integra, razonable y verificable antes terceras personas.
DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES
Todos los asientos contables, para su justificación, deben tener un soporte que respalde y dichos soportes deben tener como mínimo los siguientes datos:
1- ) Nombre o razón social de la empresa que lo emite
2- ) Nombre, número y fecha del comprobante
3- ) Descripción del contenido del documento
4- ) Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.
CLASES DE DOCUMENTOS:
En el giro de los negocios se presenta una variedad de comprobantes en donde se deja constancia de las operaciones efectuadas; por lo tanto, resulta pretensioso intentar la clasificación de todos los posibles comprobantes que se utilicen en la actividad de una empresa o negocio; sin embargo, se presenta una clasificación que en síntesis abarque el conjunto de las operaciones de la empresa o negocio.
CLASIFICACIÒN DE LOS PRINCIPALES SOPORTES DE CONTABLIDAD SON:
COMPROBANTES TRIBUTARIOS:
Factura de consumidor final
factura simplificada
Factura de exportación
tiquete de maquina registradora
comprobante de crédito fiscal
nota de debito
nota de crédito
comprobante de retención
comprobante de liquidación
comprobante contable de liquidación
nota de remisión
declaración de IVA
Informe de proporcionalidad
mandamiento de ingreso
Declaración de impuesto sobre la renta
Informe de ganancia o de perdida de capital
formulario 971 (B/G,E/R y determinación de la utilidad o perdida)
Declaración de pago a cuenta e impuesto retenido
Informe de retención
informe de donación
Informe de inventario físico de mercadería
Recibo de ingreso de pago de pago de impuestos municipales
COMPROBANTES LABORALES:
Planilla de pago de salario
planilla de cotización del ISSS
planilla de cotización de AFPs.(crecer/confía)
Boleta de pago
Recibo de pago
Documentos de autorización de horas extras
planilla de aguinaldo
comprobante de indemnización
COMPROBANTES MERCANTILES:
1. letras de cambio
2. pagaré
3. factura cambiaria
4. contrato de compra-venta
5. Estado de cuenta
6. cheque
7. Remesas
8. notas de abonos
9. notas de cargo
10. Recibos de depósitos
11. Recibos de retiro
12. acción
13. póliza de seguro
14. Certificado de depósitos a plazos
15. Balance general
16. Estado de perdidas y ganancia
17. Estado de flujo de efectivo
18. Estado de cambio en el patrimonio
19. Notas aclaratorias.
20. quedan
COMPROBANTES DE CONTROL INTERNO:
1. Voucher de cheque
2. Conciliación bancaria
3. Hoja de retaceo
4. Cedula de incobrabilidad
5. Cedula de depreciación de activos fijos
6. Cedula de amortización de activos intangibles
7. vale de caja
8. vale de caja chica
9. nota de requisición
10. nota de devolución de mercadería (proveedor)
11. nota de devolución de mercadería (cliente)
12. nota de entrada de mercadería
13. comprobantes de ingreso
14. comprobante de egreso
15. hoja de retaceo
16. hojas de arqueo o corte de caja
OTROS DOCUMENTOS:
1. Recibo comercial
2. Factura comercial
3. otros documentos.
RESUMEN:
- El comprobante es un documento que respalda una operación realizazada por la empresa.
- El comprobante tiene gran importancia, porque sirve como medio de prueba.
- La contabilidad requiere de comprobantes, para registrar las operaciones en los libros de la empresa.
CONCEPTO BASICOS DE LOS DIFERENTES DOCUCMENTOS CONTABLES:
Comprobante tributario
1- ) FACTURA DE CONSUMIDOR FINAL: Documento que se emite de un contribuyente a un consumidor final.
2- ) FACTURA SIMPLIFICADA: Documento que se emite de un contribuyente a un consumidor final, cuando la venta a sido meno r a $12.00
3- ) FACTURA DE EXPORTACION: Documento que se emite de un contribuyente a un cliente extranjero.
4- ) TIQUETE DE MAQUINA REGISTRADORA: Documento sustituto o equivalente de factura de consumidor final, las emiten solamente empresa que utilizan cajas registradora autorizadas por el ministerio de hacienda.
5- ) DOCUMENTO DE CREDITO FISCAL: Documento que se emite de un contribuyente a otro contribuyente del IVA.
6- ) NOTA DE DEBITO: Documento que debe ser emitido por los contribuyentes para ajustar diferencias en los comprobantes de créditos fiscales para aumentar el valor del impuesto por cambios de precios, intereses, mora, errores u otras modificaciones.
7-) NOTA DE CREDITO:Documento que se emite par ajustar diferencias que disminuyan el valor de los impuesto documentado en un comprobante de crédito fiscal por descuentos, bonificaciones,devoluciones,errores u otras modificaciones.
8-) COMPROBANTE DE RETENCION: Documento qu emite el gran contribuyente, cuando este le ha comprado a un pequeño o mediano contribuyente.
9- ) COMPROBANTE DE LIQUIDACIÓN: Documento que se emitirán el comisionista, consignatario, subastadores y todos aquellos que actúan por cuentas de sus mandantes el cual se deberá hacer el final de cada periodo (mensual).
10- ) COMPROBANTE CONTABLE DE LIQUIDACION: Documento que emite la emisora de tarjeta de crédito y debito a una afiliada por venta de mercadería.
11- ) NOTA DE REMISIÓN: Documentos que valida temporalmente una transacción comercial, mientras el contribuyente emite el comprobante de crédito fiscal.
12-DECLARACION DE IVA: Documento tributario donde se declaran las operaciones de compra y venta efectuadas en el mes y sus respectivos crédito y debitos, existe impuesto cuando los debitos son mayores que los crédito y no existe impuesto a apagar cuando los créditos son mayores que los debitos.
13- ) INFORME DE PROPORCIONALIDAD: Informe anexo a la declaración del IVA que sirve para determinar el impuesto a pagar cuando dentro de las operaciones de compra-venta existen operaciones gravadas y exentas
14- ) MANDAMIENTOS DE INGRESOS: Documento legal tributario que respalda el pago de impuesto en concepto de renta por parte del sujeto pasivo.
15- ) DECLARACION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Documentos legales tributarios en el cual consta la liquidación del impuesto practicado por el contribuyente o el responsable para un ejercicio en particular.
16- ) INFORME DE PERDIDAS Y GANANCIA DE CAPITAL
Documento anexo a la declaración del impuesto sobre la renta donde se informa y detalla una venta de activo fijo para determinar la tasa del 10% a favor del fisco.
17- ) DECLARACION DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO RETENIDO
Documento legal tributario donde se declaran las ventas del mes aplicando una tasa del 1.5% como impuesto sobre la renta de manera anticipada, así como también las retenciones que se han efectuados a los trabajadores permanente, eventuales y otras clases de retenciones en base a las tablas y tasas ya regulada.
18- ) INFORME DE RETENCION: Documento que se presenta a la administración tributaria en los primeros 30 días de cada año, con el objeto de cruzar información de retenciones de los diferentes contribuyentes.
19- ) INFORME DE DONACION: Documento que presentan todas aquellas organizaciones que se han constituido con entidades en función social y que su fuente de ingreso depende de las donaciones de las personas sean estas naturales o jurídicas.
20 -) INFORME DE I NVENTARIO FISICO DE MERCADERIA: Documento donde se elabora un detalle, consignando y agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria dentro de cada grupo, indicándose claramente la cantidad, la unidad que se toma como medida,.la denominación del bien y sus referencias o descripción, el precio neto del IVA, y el valor total de las unidades el cual este documento deberá estar respaldada con un acta que la firmará el sujeto pasivo, representante legal y el contador de la empresa.
21- ) RECIBOS DE PAGOS DE IMPUESTO MUNICIPALES:
Documento que emiten las administraciones municipales en conceptos de pagos de impuestos, tasas, arbitrios entre otros.
Comprobantes laborales
1- ) PLANILLA DE PAGO: Documento que se prepara para la liquidación de los salarios a favor del personal.
2- ) PLANILLA DE COTIZACIONES (ISSS-INSAFORP-AFP): Pagos de carácter obligatorios dirigidos a la seguridad de “salud, invalidez y sobrevivencias,donde los cotizantes. Son los patronos y trabajadores y pagan en base y cuantía que determinan las leyes.
3- ) BOLETA DE PAGO: Documento que se le extiende al trabajador cuando se le liquida su salario, y donde detalla los ingresos generados y sus deducciones y el valor liquido a recibir.
4- ) RECIBO DE PAGO: Documento que sustituye a la planilla de pago, su uso es efectivo cuando el numero de trabaja dadores es mínimo.
5- ) PLANILLA DE AGUINALDO: Documento especial donde se detalla la prima que recibirá el trabajador en concepto de aguinaldo de acuerdo a su tiempo de servicio.
6- ) DOCUMENTO DE AUTORIZACION DE HORAS EXTRAS: Documento autorizado por la administración de la empresa cuando un trabajador tiene que laboral más del tiempo reglamentado de trabajo.
7- ) COMPROBANTE DE INDEMNIZACION: Documento legal autorizado y elaborado por la autoridad competente, que aplica para aquellos trabajadores que han sido despedidos de manera injustificada por sus patronos.
Comprobantes mercantiles
1- ) LETRA DE CAMBIO: Titulo valor mediante el cual una persona ordena a la otra que pague cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.
2- ) FACTURA CAMBIARIA: Titulo valor que en la compra – venta de mercancías o la prestación de un servicio, el vendedor o prestador podrá librar y entregar o remitir al comprador que incorpora un derecho de crédito sobre la totalidad o la parte insoluta del precio.
3- ) CONTRATOS: Son acuerdos de voluntades entre dos o mas personas sobre determinados negocios u operación que se celebran con arreglo a las formalidades de la ley (código civil, comercio, trabajo etc.).
4- ) ESTADO DE CUENTA BANCARIO: Resumen de movimientos mensual que los bancos envían a sus clientes de cuentas corrientes donde se detallan el saldo anterior, debitos, creditos y saldo final.
5- ) CHEQUE: Titulo valor que representa una orden de pago contra un banco para que pague una cantidad de dinero a una persona (natural o jurídica).
6- ) COMPROBANTE DE DEPOSITOS Y RETIROS (ahorro y cuenta corriente) Documentos impresos en formularios por los bancos para depositar o retirar (cuenta de ahorro) efectivo.
7-) NOTAS DE CARGO DE BANCOS: Documentos impresos en formularios por los bancos que se emplean para cargar o sacar efectivo de la cuenta del cliente sean por diferencias en faltantes, compra de chequeras, pagos de créditos y otros.
8- ) NOTAS DE ABONOS: Soporte contable que se utiliza para comprobar un depósito bancario.enviado posteriormente al cliente
9- ) ACCION: Titulo valor que representa la participación en el capital social de una empresa sea una persona natural o jurídica.
10- ) POLIZA DE SEGURO: Es el instrumento mediante el cual se exterioriza el contrato del seguro.
11- ) DEPOSITO A PLAZO: Titulo valor que ampara o respalda una cuenta bancaria a un determinado tiempo o plazo.
12- ) BALANCE GENERAL: Documento contable que se elabora al final del ejercicio contable donde consta el activo pasivo y capital de la empresa.
13- ) ESTADO DE RESULTADO: Documento contable donde se establece la utilidad o perdida del ejercicio a una fecha determinada, lo integra los ingresos, costos y gastos.
14- ) ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO: Documento contable que se elabora juntamente con los demás estados financieros y que sirve para establecer como se utilizado el efectivo de la empresa, lo integre las actividades de inversion, financiamiento y de operación.
15- ) ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO: Documento contable donde se
Visualiza los aumentos y disminuciones del capital contable a una fecha determinada.
16- ) DOCUMENTOS ANEXOS: Son documentos explicativos de los estados financieros de la empresa a una fecha determinada.
Documentos de control .interno
1- ) VOUCHER: Documento contable que sirve para controlar los pagos realizados en cheques.
2- ) C ONCILIACIÓN BANCARIA: Proceso de comparar el auxiliar de bancos de la empresa con el estado de cuentas que envía el banco con el fin de establecer las diferencias
3- ) RETACEO: Es una actividad que se realiza cuando un comprador de uno o varios artículos se efectúa en el extranjero en distintas plazas del comprador o bien en la misma plaza, pero los gastos de traslado para hacer llegar la mercadería a las instalaciones del comprador son costos y que deben de formar parte del costo de la mercadería comprada.
4- ) CEDULA DE INCOBRABILIDAD: Documento que detalla los saldos y tiempos que adeudan los clientes por venta de mercancías al crédito.
5- ) VALES DE CAJA CHICA: Soporte que se emite para los gastos de contado menores que se pagan con fondo de caja chica.
6- ) VALES DE CAJA: Comprobante que se emite para justificar una salida de caja en ausencia de otro documento fehaciente.
7-)REQUISICIÓN DE MERCADERIAS: Documento que sirve para solicitar mercadería al almacén o bodega de la empresa.
8-) NOTA DE DEVOLUCIÓN AL ALMACEN: Comprobante que se utiliza en algunas empresas por la mercadería devueltas por los clientes.
9- ) NOTAS DE DEVOLUCIÓN: Documento que sirve para enviar mercadería nuevamente a la bodega por no haber sido utilizada o por cualquier otro motivo o por devoluciones a los proveedores.
10- ) NOTAS DE ENTRADAS DE MERCADERIAS: Soporte que sirve para darle entrada a las compras de mercaderías al departamento de bodega.
11- ) NOTA DE DEVOLUCIÓN DE MATERIALES: Comprobante que se utiliza para devolver los materiales no utilizados en el proceso productivo y que será regresado a bodega.
12- ) COMPROBANTE DE INGRESO: Formulario que se emplea para documentar los ingresos de la empresa.
13- ) COMPROBANTE DE EGRESO: Formulario que se emplea para documentar todas las salidas de dinero.
14- ) ARQUEO O CORTE DE CAJA: Recuento físico del efectivo o equivalente de efectivo que realiza un cajero o una persona diferente al cajero.
Otros documentos
1- ) RECIBO: Soportes contables utilizado por las empresas para respaldar el registro de ingresos o egresos por cualquier concepto.
2- ) FACTURA COMERCIAL: Comprobante con el que se documenta la mercadería vendida en cantidades, precio e importe.
